再過幾天就是農(nóng)歷新年了，相信大家都在馬不停蹄地忙活自己手頭的工作。作為財(cái)務(wù)人員，歲末年終肯定是最忙的一段時(shí)間，特別是年底很多數(shù)據(jù)要匯總，原本不夠的時(shí)間就更加顯得捉襟見肘。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)最關(guān)鍵的就是規(guī)范，原始數(shù)據(jù)規(guī)范了，統(tǒng)計(jì)也就變得輕松多了。接下來，小編就介紹幾組 WPS 里的數(shù)據(jù)整理小技巧，助大家早點(diǎn)干完回家過年！

1. 日期快速整理

日期是最容易出現(xiàn)的一種格式錯(cuò)誤，特別是那些從不同部門收集回來的表格，日期的樣式可謂五花八門。這些雜亂的日期，除了看起來不美觀以外，還會影響表格的正常計(jì)算與篩選，大大降低統(tǒng)計(jì)效率與精度。

如何實(shí)現(xiàn)日期的快速規(guī)范化呢？很簡單，選中日期列，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)→分列”，前面幾步選擇默認(rèn)，到達(dá)第 3 步時(shí)，將“列數(shù)據(jù)類型”修改為“日期”。最后點(diǎn)擊“開始”標(biāo)簽，將單元格類型修改為“短日期”即可。

2. 數(shù)據(jù)加單位

有些數(shù)據(jù)需要添加文字單位，但 Excel 對于這種數(shù)字以外的格式，是無法計(jì)算的。想要魚和熊掌兼得，這里有一個(gè)小技巧。首先選中要處理的數(shù)據(jù)區(qū)，按下 Ctrl+1 調(diào)出單元格屬性，接下來點(diǎn)擊“分類→自定義”，在“G / 通用格式”后填入表格所需的文字。經(jīng)過這樣處理好的數(shù)據(jù)，既保留了原本的計(jì)算屬性，又能顯示單位標(biāo)識，輕輕松松就解決了困擾已久的問題。

3. 折合成“萬元”顯示

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)往往都要折合成“萬元“顯示，傳統(tǒng)方法是借助公式將原數(shù)據(jù)縮小 10000 倍，然后再綴上對應(yīng)的單位符號。不過這樣的處理并不規(guī)范，當(dāng)后期再需要對這些數(shù)據(jù)匯總時(shí)，就會產(chǎn)生巨大誤差。

正確的方法是：首先選中要處理的區(qū)域，按下 Ctrl+1 調(diào)出單元格屬性。接下來點(diǎn)擊“分類→特殊→單位：萬元”，這里 WPS 已經(jīng)預(yù)設(shè)好了多組單位樣式，直接選擇你想要的就可以了。

4. 大寫金額轉(zhuǎn)換

除了貨幣單位外，大寫金額轉(zhuǎn)換也是財(cái)務(wù)人員每天都會遇到的一件事。很多人都知道，在 Excel 中有一項(xiàng)名為“中文大寫數(shù)字”的特殊格式，不過這個(gè)格式與我們慣用的人民幣格式并不相同。正確的方法是，在 WPS 中選中數(shù)據(jù)區(qū)，然后按下 Ctrl+1 調(diào)出單元格屬性，接下來在“分類→特殊”標(biāo)簽選擇“人民幣大寫”，確定后就是我們熟悉的人民幣格式了。

5. 記錄單

輸入數(shù)據(jù)最忌諱的就是看錯(cuò)行，特別是當(dāng)數(shù)據(jù)量龐大時(shí)，一個(gè)小錯(cuò)誤往往很難發(fā)現(xiàn)，這里推薦大家使用 WPS 的“記錄單”功能。首先將鼠標(biāo)放到表格的標(biāo)題處，然后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)→記錄單”。記錄單是一個(gè)類似于表單的快速輸入模塊，可以自動讀取當(dāng)前表格標(biāo)題，我們只要在框內(nèi)輸入具體的內(nèi)容（TAB 鍵切換不同條目，回車鍵直接新建），即可完成數(shù)據(jù)錄入。

除了快速錄入外，記錄單也有數(shù)據(jù)篩選功能。點(diǎn)擊“條件”按鈕，輸入篩選條件，然后再點(diǎn)擊“下一條”按鈕，記錄單就能將符合條件的記錄一一列示出來了。

6. 輸入重復(fù)值預(yù)警

很多錯(cuò)誤都是由用戶重復(fù)錄入導(dǎo)致的，為了避免這種情況發(fā)生，我們可以通過選中區(qū)域，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)→重復(fù)項(xiàng)→拒絕錄入重復(fù)項(xiàng)”，來為目標(biāo)列提前設(shè)好重復(fù)錄入提醒。設(shè)好之后，一旦輸入的內(nèi)容與前面重復(fù)，表格就會自動彈出提醒，以避免重復(fù)數(shù)據(jù)被錯(cuò)誤錄入表格。

7. 帶圖記錄整理

有些數(shù)據(jù)需要配圖，但直接導(dǎo)入的圖片無法與單元格匹配。在 WPS 中，圖片右鍵菜單里多出了一項(xiàng)“切換為嵌入單元格圖片”，點(diǎn)擊后即可讓圖片自動匹配單元格。經(jīng)過這樣處理好的圖片，除了支持基本的統(tǒng)計(jì)函數(shù)外，還能用鼠標(biāo)雙擊查看原圖，十分神奇，推薦大家一試。

8. 一鍵文本轉(zhuǎn)數(shù)字

有些單元格被無意間設(shè)成了文本格式，導(dǎo)致匯總出錯(cuò)，不過由于這種錯(cuò)誤不能用肉眼發(fā)現(xiàn)，使得排錯(cuò)變得異常困難。這里教給大家一個(gè)小技巧，首先選擇要處理的單元格，點(diǎn)擊“開始→單元格格式”，將格式設(shè)為“常規(guī)”，然后再點(diǎn)擊“開始→類型轉(zhuǎn)換→文本型數(shù)字轉(zhuǎn)為數(shù)字”。經(jīng)此處理后，就不會再出現(xiàn)數(shù)字以文本形式存儲的問題了。

寫在最后

怎么樣？今天介紹的這些內(nèi)容還算實(shí)用吧。和傳統(tǒng)的 Office 相比，WPS 在很多細(xì)節(jié)方面其實(shí)是優(yōu)于對手的，特別是在一些數(shù)據(jù)整理方面，能夠幫助我們節(jié)省大量時(shí)間。馬上就要過年了，希望今天介紹的這些小技巧能為大家提供一些幫助，也祝大家早點(diǎn)干完回家過年！

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